B2B Sales & AI Learning Hub

Impulse, Analysen und Trends für Führungskräfte im B2B Vertrieb

CRM Software

By Alexander Weltzsch
November 5, 2025 7:00 AM

Free Core, Paid Intelligence: Warum ein CRM heute kostenlos sein sollte

Wir befinden uns im Jahr 2025. Daten sind allgegenwärtig, Speicher ist eine Ressource ohne nennenswerte Grenzkosten, und dennoch behandeln viele Softwareanbieter die reine Verwaltung von Kundeninformationen als kostenpflichtigen Luxus. Diese Logik ist überholt. Die Wertschöpfung im B2B-Vertrieb hat sich fundamental verschoben: weg von der Datenspeicherung, hin zur Datenveredelung. Ein modernes CRM (Customer Relationship Management) sollte daher in seinen Grundfunktionen, dem "Core", kostenlos sein. Der wahre, abrechenbare Wert, die "Intelligence", liegt ausschließlich in der intelligenten Nutzung dieser Daten durch Automatisierung und KI. Dieser Artikel analysiert die neue Ökonomie der Kundenbeziehung und argumentiert, warum das Speichern von Daten zur digitalen Grundversorgung gehören muss.

Header Image

Die Kommodifizierung der Datenbank: Warum Datenspeicherung kein Wertangebot mehr ist

Die technische Realität hat die kaufmännischen Modelle vieler CRM-Anbieter überholt. In einer Ära, in der Cloud-Infrastrukturen bei globalen Anbietern beinahe beliebige Skalierbarkeit zu minimalen Kosten ermöglichen, ist das Speichern von Textfeldern, Kontakthistorien und Adressdaten zu einer Basisfunktion geworden. Es ist eine Kommodität, vergleichbar mit der Bereitstellung von elektrischem Strom oder Wasseranschluss in einem Bürogebäude. Die Idee, diese Grundversorgung zu limitieren oder pro Datensatz abzurechnen, ist ein Anachronismus. Es ist, als würde ein Logistikunternehmen Gebühren für die Nutzung seiner Lagerregale verlangen, anstatt für die intelligente Steuerung der Lieferketten. Diese künstliche Verknappung von Speicher oder Datenfeldern behindert Unternehmen sogar aktiv. Sie bestraft Vollständigkeit und Datenhygiene, anstatt sie zu fördern. Ein Vertriebsteam, das darüber nachdenken muss, ob das Anlegen eines weiteren Kontakts das Budget sprengt, wird zwangsläufig auf Insellösungen wie private Tabellenkalkulationen ausweichen. Das Resultat ist ein fragmentiertes, unvollständiges Kundenbild, das den eigentlichen Zweck eines CRMs untergräbt: eine zentrale Quelle der Wahrheit zu sein. Die digitale Grundinfrastruktur zur Verwaltung eigener Kundendaten darf kein Luxusprodukt sein.

Das Kollaborations-Paradoxon: Wie Nutzerlimits den CRM-Erfolg sabotieren

Ein zentraler, aber oft übersehener Engpass traditioneller CRM-Lizenzmodelle ist die Begrenzung der Nutzerkonten. Ein CRM-System entfaltet seinen vollen strategischen Wert erst, wenn es die Silos zwischen Abteilungen überwindet. Der Vertrieb muss sehen, welche Marketing-Kampagne einen Interessenten generiert hat. Der Kundendienst benötigt die vollständige Kaufhistorie, um im Servicefall kompetent zu agieren. Das Management benötigt einen 360-Grad-Blick auf die gesamte Kundenbeziehung. All dies ist unmöglich, wenn pro-Nutzer-Lizenzkosten eine künstliche Hürde aufbauen. Wenn nur der "Kernvertrieb" Zugriff hat, während Marketing und Service mit Ex- und Importen von Excel-Listen arbeiten müssen, entstehen Dateninseln und operative Reibungsverluste. Das Unternehmen investiert in ein System zur Vernetzung und schafft durch dessen Preismodell gleichzeitig Anreize zur Nicht-Nutzung. Ein modernes System muss Zusammenarbeit fördern, nicht bestrafen. Die unlimitierte Verfügbarkeit für alle relevanten Akteure im Unternehmen ist keine Verhandlungsmasse oder ein "Premium-Feature", sondern die operationale Grundvoraussetzung für Transparenz und eine datengesteuerte Unternehmenskultur.

Von der Datenerfassung zur intelligenten Veredelung: Die neue Wertschöpfung im Vertrieb

Der strategische Tauschhandel ist klar: Wenn die Grundfunktionen zur Ware werden, muss der Mehrwert an anderer Stelle entstehen. Dieser Mehrwert liegt nicht mehr im "Was" (den Daten), sondern im "Wie" (der Nutzung). Die neue Währung im B2B-Vertrieb ist "Intelligence". Hier liegt der legitime und notwendige Bereich der Monetarisierung. Für welche Fähigkeiten sind Unternehmen zurecht bereit zu investieren? Erstens, für die automatisierte Anreicherung. Wenn ein System selbstständig aus einem Firmennamen die richtigen Ansprechpartner, Brancheninformationen und aktuelle Kaufsignale recherchiert, spart dies wertvolle Vertriebszeit. Zweitens, für prädiktive Analysen. Wenn Algorithmen auf Basis der vorhandenen Daten Muster erkennen und vorhersagen, welche Interessenten die höchste Abschlusswahrscheinlichkeit besitzen oder welcher Kunde abwanderungsgefährdet ist. Drittens, für die intelligente Prozessautomatisierung. Dies meint nicht simple "Wenn-Dann-Regeln", sondern adaptive Sequenzen in der Kundenansprache oder die automatische Steuerung komplexer Vertriebs-Playbooks. Das "Paid Intelligence"-Modell finanziert also nicht die Verwaltung der Vergangenheit (gespeicherte Daten), sondern die aktive Gestaltung der Zukunft (intelligente Aktionen).

Das "Free Core"-Modell: Ein Plädoyer für offene Ökosysteme und faire Partnerschaft

Das Modell "Free Core, Paid Intelligence" ist mehr als ein reines Preismodell; es ist eine strategische Neuausrichtung der Beziehung zwischen Softwareanbieter und Anwender. Es ist ein Bekenntnis zu offenen Systemen statt zu "Walled Gardens". Ein kostenloser, unlimitierter Kern schafft Vertrauen und senkt die Eintrittsbarrieren für eine echte, unternehmensweite Implementierung. Er fördert die Integration durch offene Schnittstellen (APIs), da der Anbieter nicht mehr daran interessiert ist, den Nutzer künstlich einzusperren. Der Anbieter wechselt die Rolle: vom Torwächter der Daten (Lizenzverwalter) zum strategischen Partner für Wachstum (Intelligenz-Lieferant). Dieser Ansatz ist fair und zukunftsorientiert. Er zwingt die Anbieter, sich auf echten, messbaren Mehrwert zu konzentrieren. Ein CRM-Anbieter, dessen Geschäftsmodell auf der Veredelung von Daten basiert, hat ein ureigenes Interesse daran, dass seine Kunden möglichst viele Daten im System pflegen. Die Interessen von Anbieter und Kunde sind plötzlich deckungsgleich. Die Zeit künstlicher BeschränkMungen ist vorbei. Der Markt verlangt nach Systemen, die Mitdenken, nicht nach Systemen, die nur speichern.

Frequently asked questions

Warum ist die reine Speicherung von Kundendaten heute kein Alleinstellungsmerkmal mehr?

Durch die extrem gesunkenen Kosten für Cloud-Speicher und Datenbanktechnologien ist die reine Datenspeicherung zu einer "Commodity" geworden, also einer austauschbaren Grundleistung. Der technische Aufwand und die Grenzkosten für das Speichern von Textfeldern sind vernachlässigbar. Der Wert liegt nicht mehr in der Speicherung selbst, sondern in der intelligenten Analyse und Anreicherung dieser Daten.

Was ist mit "Kollaborations-Paradoxon" bei CRM-Systemen gemeint?

Das Paradoxon besteht darin, dass CRM-Systeme für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit (Marketing, Vertrieb, Service) konzipiert sind, ihr Erfolg aber oft durch Lizenzmodelle, die pro Nutzer abrechnen, sabotiert wird. Diese Kosten führen dazu, dass nicht alle Mitarbeiter Zugriff erhalten, was zu Datensilos und Ineffizienzen führt, anstatt sie aufzulösen.

Was genau bedeutet "Paid Intelligence" im Kontext von CRM?

"Paid Intelligence" bezeichnet die kostenpflichtigen Mehrwertdienste, die über die kostenlose Grundfunktion (den "Free Core") hinausgehen. Dazu gehören typischerweise KI-basierte Funktionen wie die automatische Datenanreicherung (z.B. Finden von Ansprechpartnern), prädiktives Lead Scoring (Vorhersage von Abschlusschancen) oder komplexe Workflow-Automatisierungen, die Vertriebsprozesse aktiv unterstützen und optimieren.

Ist ein "Free Core"-Modell nicht nur ein Marketing-Trick, um Nutzer anzulocken?

Es ist eine valide Geschäftsstrategie, die auf dem "Freemium"-Prinzip basiert. Der Unterschied zu einem reinen "Trick" liegt in der Werthaltigkeit des kostenlosen Kerns. Ein echtes "Free Core"-Modell bietet eine vollständige, unlimitierte und dauerhaft nutzbare Grundfunktionalität (z.B. unlimitierte Kontakte und Nutzer). Der Anreiz zum Upgrade entsteht nicht durch Frustration oder künstliche Limits, sondern durch den sichtbaren, zusätzlichen Nutzen der "Paid Intelligence"-Funktionen.

Quellen

Using CRM Pricing Models in the AI Era, What's Going to Change?

https://www.cxtoday.com/crm/using-crm-pricing-models-in-the-ai-era-whats-going-to-change/

AI in CRM (Customer Relationship Management)

https://www.ibm.com/think/topics/ai-crm

Freemium Model Optimization for B2B SaaS: A Strategic Growth Approach

https://guptadeepak.com/freemium-model-optimization-for-b2b-saas-a-comprehensive-guide/
KI für den modernen Vertrieb
Finden Sie mit unserer KI-Plattform präzise die Unternehmen und Kontakte, die zu Ihnen passen. Automatisieren Sie Ihre Kaltakquise und fokussieren Sie sich auf den Abschluss.

B2B Sales & AI Learning HuB

Insights, Analysis, and Trends for B2B Sales Leaders

CRM Software

By Alexander Weltzsch
November 5, 2025 7:00 AM

Free Core, Paid Intelligence: Why a CRM Should Be Free Today

We are in 2025. Data is ubiquitous, storage is a resource with negligible marginal costs, yet many software vendors still treat the mere management of customer information as a costly luxury. This logic is obsolete. Value creation in B2B sales has fundamentally shifted: away from data storage, towards data refinement. A modern CRM (Customer Relationship Management) should therefore be free in its core functions. The true, billable value—the "Intelligence"—lies exclusively in the intelligent use of this data through automation and AI. This article analyzes the new economics of customer relationships and argues why data storage must become a digital utility.

Header Image

The Commoditization of the Database: Why Data Storage Is No Longer a Value Proposition

Technical reality has overtaken the commercial models of many CRM providers. In an era where cloud infrastructures from global providers offer almost unlimited scalability at minimal cost, storing text fields, contact histories, and address data has become a basic function. It is a commodity, comparable to the provision of electricity or water in an office building. The idea of limiting this basic supply or charging per record is an anachronism. It is as if a logistics company were to charge fees for the use of its warehouse shelves instead of for the intelligent control of supply chains. This artificial scarcity of storage or data fields actively hinders companies. It punishes completeness and data hygiene instead of encouraging them. A sales team that has to consider whether adding another contact will break the budget will inevitably resort to isolated solutions like private spreadsheets. The result is a fragmented, incomplete customer view that undermines the actual purpose of a CRM: to be a single source of truth. The digital infrastructure for managing one's own customer data cannot be a luxury product.

The Collaboration Paradox: How User Limits Sabotage CRM Success

A central, yet often overlooked, bottleneck of traditional CRM licensing models is the limitation of user accounts. A CRM system only unfolds its full strategic value when it overcomes the silos between departments. Sales needs to see which marketing campaign generated a lead. Customer service requires the complete purchase history to act competently in a support case. Management needs a 360-degree view of the entire customer relationship. All of this is impossible if per-user license costs create an artificial barrier. If only "core sales" has access while marketing and service have to work with exports and imports of Excel lists, data islands and operational friction arise. The company invests in a system for connectivity while simultaneously creating disincentives for its use through its pricing model. A modern system must promote collaboration, not punish it. Unlimited availability for all relevant stakeholders in the company is not a bargaining chip or a "premium feature," but the basic operational requirement for transparency and a data-driven corporate culture.

From Data Entry to Intelligent Refinement: The New Value Creation in Sales

The strategic trade-off is clear: when basic functions become commodities, value must be created elsewhere. This added value no longer lies in the "what" (the data), but in the "how" (its use). The new currency in B2B sales is "Intelligence." This is the legitimate and necessary area for monetization. What capabilities are companies rightly willing to invest in? First, automated enrichment. When a system independently researches the right contacts, industry information, and current buying signals from just a company name, it saves valuable sales time. Second, predictive analytics. When algorithms recognize patterns based on existing data and predict which prospects have the highest probability of closing or which customer is at risk of churning. Third, intelligent process automation. This does not mean simple "if-then" rules, but adaptive sequences in customer outreach or the automatic control of complex sales playbooks. The "Paid Intelligence" model thus finances not the management of the past (stored data), but the active shaping of the future (intelligent actions).

The "Free Core" Model: A Plea for Open Ecosystems and Fair Partnership

The "Free Core, Paid Intelligence" model is more than just a pricing strategy; it is a strategic realignment of the relationship between software provider and user. It is a commitment to open systems instead of "walled gardens." A free, unlimited core builds trust and lowers the barriers to entry for a true, company-wide implementation. It encourages integration through open interfaces (APIs), as the provider is no longer interested in artificially locking in the user. The provider changes roles: from the gatekeeper of data (license manager) to the strategic partner for growth (intelligence supplier). This approach is fair and future-oriented. It forces providers to focus on real, measurable added value. A CRM provider whose business model is based on data refinement has a vested interest in its customers maintaining as much data as possible in the system. The interests of the provider and the customer are suddenly aligned. The time of artificial restrictions is over. The market demands systems that think, not systems that just store.

Frequently asked questions

Why is the mere storage of customer data no longer a unique selling proposition today?

Due to the extremely low costs of cloud storage and database technologies, pure data storage has become a "commodity"—an interchangeable basic service. The technical effort and marginal costs for storing text fields are negligible. The value no longer lies in the storage itself, but in the intelligent analysis and enrichment of this data.

What is meant by the "collaboration paradox" in CRM systems?

The paradox is that CRM systems are designed for cross-departmental collaboration (marketing, sales, service), but their success is often sabotaged by licensing models that charge per user. These costs prevent all employees from gaining access, leading to data silos and inefficiencies instead of resolving them.

What exactly does "Paid Intelligence" mean in the context of CRM?

"Paid Intelligence" refers to the paid value-added services that go beyond the free basic function (the "Free Core"). This typically includes AI-based functions such as automatic data enrichment (e.g., finding contacts), predictive lead scoring (predicting closing probabilities), or complex workflow automations that actively support and optimize sales processes.

Isn't a "Free Core" model just a marketing gimmick to attract users?

It is a valid business strategy based on the "freemium" principle. The difference from a mere "gimmick" lies in the value of the free core. A true "Free Core" model offers a complete, unlimited, and permanently usable basic functionality (e..g., unlimited contacts and users). The incentive to upgrade does not arise from frustration or artificial limits, but from the visible, additional benefit of the "Paid Intelligence" features.

Sources

Using CRM Pricing Models in the AI Era, What's Going to Change?
https://www.cxtoday.com/crm/using-crm-pricing-models-in-the-ai-era-whats-going-to-change/
AI in CRM (Customer Relationship Management)
https://www.ibm.com/think/topics/ai-crm
Freemium Model Optimization for B2B SaaS: A Strategic Growth Approach
https://guptadeepak.com/freemium-model-optimization-for-b2b-saas-a-comprehensive-guide/
The AI for Modern Sales
Use our AI platform to precisely identify companies and contacts that match your ideal customer profile. Automate your research and outreach, then focus your energy on closing.